Você pode planejar e agendar reuniões com o Microsoft Office Outlook Web Access enviando solicitações de reunião. Solicitações de reunião são compromissos para os quais outras pessoas são convidadas.
Outras pessoas também podem convidá-lo para suas respectivas reuniões e, nesse caso, você receberá um formulário de solicitação de reunião para aceitar ou recusar os convites.
A barra de ferramentas da solicitação de reunião oferece as seguintes opções:
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Botão
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Descrição
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Anexa um documento ou outro material relevante ao compromisso.
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Define a prioridade do compromisso como alta.
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Define a prioridade do compromisso como baixa.
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Encaminha uma solicitação de reunião para todas as pessoas que você não incluiu no convite original.
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Define um intervalo de recorrência para o compromisso.
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Convida outras pessoas para um compromisso, o que transforma efetivamente o compromisso em uma solicitação de reunião.
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Resolve um alias de email digitado na caixa de texto Obrigatório ou Opcional. Se o Outlook Web Access não reconhecer um destinatário, a caixa de diálogo Verificar Nomes será aberta.
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Impede o envio de um convite para reunião. Você ainda poderá utilizar o formulário para criar um compromisso para você mesmo.
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Enviar uma solicitação de reunião
- Em Calendário, na barra de ferramentas, clique em Novo.
- Na barra de ferramentas Compromisso, clique em Convidar Participantes.
- Nas caixas de texto Obrigatório e Opcional, digite os nomes das pessoas que você deseja que recebam essa solicitação de reunião. Se necessário, digite na caixa Recursos para especificar uma sala de conferência ou um equipamento especial, como um retroprojetor.
Dicas Você também pode adicionar nomes ou listas de distribuição à solicitação de reunião clicando em Obrigatório ou Opcional. Esse procedimento abre a caixa de diálogo Localizar Nomes, o que permite que você procure uma pessoa na lista de endereços global da sua organização ou na pasta Contatos. (Entretanto, você não pode usar a caixa de diálogo Localizar Nomes para procurar listas de distribuição na sua pasta Contatos.) Você também pode clicar em Recursos para procurar recursos na organização. Depois que localizar uma pessoa na caixa de diálogo Localizar Nomes, adicione o nome à solicitação de reunião selecionando-o e clicando em Obrigatório ou Opcional ao lado de Adicionar destinatário a.
Para adicionar um nome resolvido das caixas de endereço à pasta Contatos, clique com o botão direito do mouse no nome e clique em Adicionar a Contatos.
Para excluir um nome das caixas de endereço, clique com o botão direito do mouse nele e clique em Remover. Ou, selecione o nome e pressione DELETE.
- Para verificar a agenda de possíveis participantes, clique na guia Disponibilidade. Isso garante a escolha de um horário em que todos estejam disponíveis para participar da reunião. Para obter mais informações, consulte Verificar a disponibilidade dos participantes.
- Na guia Compromisso, a caixa de seleção Solicitar Respostas está marcada por padrão. Se não desejar que os destinatários da solicitação de reunião enviem suas respostas para você, desmarque essa caixa de seleção.
- Na caixa de texto Assunto, digite o tópico da reunião.
- Na caixa de texto Local, digite o local onde pretende realizar a reunião.
- Nas listas Hora de início e Hora de término, selecione as datas e horas adequadas. Se essa reunião for ocorrer regularmente, clique em Recorrência na barra de ferramentas. Para obter mais informações, consulte Criar um item recorrente.
- Na lista Mostrar horário como, selecione como você deseja exibir a sua agenda durante a reunião. A seleção (Ocupado, Provisório, Disponível ou Ausência Temporária) indica o que as outras pessoas verão quando exibirem a sua agenda e as agendas de todos os participantes.
- Marque a caixa de seleção Lembrete para ser lembrado sobre essa reunião. Essa opção também lembra todos os destinatários da solicitação de reunião (desde que os lembretes estejam habilitados nos seus respectivos calendários).
- Digite uma mensagem para acompanhar a solicitação de reunião na área de texto da mensagem e clique em Enviar. Uma solicitação de reunião será enviada para cada convidado e a nova reunião será adicionada à sua agenda. Todas as pessoas que receberem a solicitação de reunião poderão aceitá-la, recusá-la ou aceitá-la provisoriamente.
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- No Calendário, clique duas vezes na reunião que deseja reagendar.
- No formulário de solicitação de reunião, faça todas as alterações necessárias nas caixas Obrigatório, Opcional, Local, Hora de início e Hora de término.
- Em caso de conflito de agendamento entre um ou mais participantes, clique na guia Disponibilidade para ver a agenda de todos. Isso ajudará a encontrar um horário mais conveniente.
- Na barra de ferramentas, clique em Enviar Atualização.
Observação Se você cancelar uma reunião, o Outlook Web Access perguntará se deseja notificar os participantes com um aviso de cancelamento.
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- Em Calendário, clique duas vezes na reunião.
- No formulário de solicitação de reunião, clique em Encaminhar .
- Na caixa Para, digite o nome ou alias do destinatário e clique em Verificar Nomes para resolver o nome. Se não souber o nome do destinatário, clique em Para para procurar a pessoa no catálogo de endereços da sua organização ou na pasta Contatos.
- Clique em Enviar.
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