Convocatòria d'una reunió

Podeu programar reunions utilitzant el Microsoft Office Outlook Web Access per enviar les convocatòries de reunió. Les convocatòries de reunió són cites a les quals hi ha convidades altres persones.

1. A la barra d'eines del Calendari, feu clic a Crea.
2. Als quadres Requerit i Opcional, escriviu els noms de les persones que voleu que rebin aquesta convocatòria de reunió.
3. Per especificar una sala de conferències o un equipament que voleu utilitzar durant la reunió, empleneu el quadre Recursos.

Suggeriment  També podeu afegir noms i recursos a la convocatòria de reunió fent clic a Requerit, Opcional o Recursos. En fer-ho, s'obre el quadre de diàleg Cerca noms, que us permet cercar una persona a la llista global de la vostra organització o als vostres contactes, o un recurs a la llista d'adreces global. Un cop localitzada la gent i els recursos, afegiu-ne els noms a la convocatòria de reunió seleccionant els noms un per un i fent clic a Requerit, Opcional o Recursos, al costat d'Afegeix el destinatari a.

4. Per consultar la programació dels possibles assistents, feu clic a Disponibilitat a la barra d'eines. D'aquesta manera us podeu assegurar que trieu una hora i data en què tothom pugui assistir a la reunió.
5. Per defecte, el quadre de verificació Sol·licita respostes està seleccionat. Si no voleu que els destinataris de la convocatòria de reunió us enviïn respostes, feu clic al quadre per desmarcar-lo.
6. Al quadre Tema, escriviu el tema de la reunió.
7. Al quadre Ubicació, escriviu la ubicació on se celebrarà la reunió.
8. A les llistes Hora d'inici i Hora de finalització, seleccioneu les dates i les hores corresponents.
9. Si la reunió ha de tenir lloc periòdicament, feu clic a Periodicitat a la barra d'eines.
10. A la llista Mostra l'hora com a, escolliu què voleu que aparegui a la programació mentre duri la reunió. El que seleccioneu (Ocupat, Provisional, Lliure o Fora de l'oficina) és el que veuran els altres quan visualitzin la vostra programació i les programacions de tots els assistents.
11. Al cos del missatge, escriviu, si s'escau, el missatge que voleu afegir a la convocatòria de reunió i feu clic a Envia.

Cadascun dels possibles assistents rebrà una convocatòria de reunió i la nova reunió s’afegirà a la vostra planificació. Cada persona que rebi la convocatòria de reunió pot acceptar-la o rebutjar-la.

A la taula següent es mostren opcions addicionals que estan disponibles a la barra d'eines.

Botó	Descripció
	Adjunta un document o un altre material rellevant per a la reunió. Per a més informació, consulteu Addició d'un fitxer adjunt.
	Assigna una importància alta, baixa o normal a la reunió.
	Reenvia una convocatòria de reunió a qualsevol persona que no hagueu inclòs a la invitació original.
	Defineix un interval de repetició per a la reunió.
	Resol els àlies de correu electrònic que heu escrit als quadres Requerit o Opcional. Si l'Outlook Web Access no reconeix el destinatari, s'obre el quadre de diàleg Comprova els noms.