Planlægge møder

Du kan planlægge møder med Microsoft Office Outlook Web Access ved at sende mødeindkaldelser. Mødeindkaldelser er aftaler, som andre personer er inviteret til.

Andre personer kan også invitere dig til deres møder. I så fald modtager du en mødeindkaldelsesformular, som du kan bruge til at acceptere eller afslå invitationen.

Værktøjslinjen for mødeindkaldelser indeholder følgende indstillinger:

Knap	Beskrivelse
	Vedhæfter et dokument eller andet relevant materiale til aftalen.
	Angiver, at prioriteten af aftalen skal være høj.
	Angiver, at prioriteten af aftalen skal være lav.
	Videresender en mødeindkaldelse til personer, som ikke blev medtaget i den oprindelige invitation.
	Angiver et gentagelsesinterval for aftalen.
	Inviterer andre personer til en aftale. Herved ændres aftalen i praksis til en mødeindkaldelse.
	Finder et e-mail-alias, du har skrevet i tekstboksene Nødvendig eller Valgfri. Hvis en modtager ikke genkendes, åbnes dialogboksen Kontroller navne.
	Forhindrer, at en mødeindkaldelse sendes. Du kan stadig bruge formularen til at oprette en aftale til dig selv.

Sende en mødeindkaldelse

Klik på Ny i værktøjslinjen i Kalender.
Klik på Inviter deltagere på værktøjslinjen Aftale.
Skriv navnene på de personer, der skal modtage mødeindkaldelsen, i tekstboksene Nødvendig og Valgfri. Angiv eventuelt et konferencelokale eller særligt udstyr, f.eks. en overheadprojektor, i boksen Ressourcer.
Tip! Du kan også føje navne eller distributionslister til mødeindkaldelsen ved at klikke på Nødvendig eller Valgfri. Herved åbnes dialogboksen Søg efter navne, hvor du kan søge efter en person i firmaets globale adresseliste eller i mappen Kontaktpersoner. Men du kan ikke bruge dialogboksen Søg efter navne til at søge efter distributionslister i mappen Kontaktpersoner. Du kan også klikke på Ressourcer for at søge efter ressourcer i firmaet. Når du har fundet en person i dialogboksen Søg efter navne, kan du føje navnet til mødeindkaldelsen ved at markere navnet og klikke på Nødvendig eller Valgfri ved siden af Føj modtager til.

Højreklik på det fundne navn i adresseboksene, og klik på Føj til kontaktpersoner for at føje navnet til mappen Kontaktpersoner.

Højreklik på et navn, og klik på Fjern, eller marker navnet, og tryk på DELETE for at slette et navn fra adresseboksene.
Klik på fanen Tidsplaner for at kontrollere deltagernes tidsplaner. På den måde kan du vælge et tidspunkt, hvor alle er ledige. Yderligere oplysninger finder du i Kontrollere deltagernes tidsplaner.
Under fanen Aftale er afkrydsningsfeltet Anmod om svar som standard markeret. Hvis du ikke ønsker, at modtagerne af mødeindkaldelsen skal sende deres svar til dig, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
Skriv mødets emne i tekstboksen Emne.
Skriv det sted, hvor du vil holde mødet, i tekstboksen Sted.
Vælg dato og klokkeslæt på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Klik på Gentagelse på værktøjslinjen, hvis mødet skal være regelmæssigt tilbagevendende. Yderligere oplysninger finder du i Oprette et tilbagevendende emne.
Vælg, hvordan kalenderen skal vises, mens mødet finder sted, på listen Vis tidspunkt som. Det, du vælger, (Optaget, Ledig, Foreløbig eller Ikke til stede) er det, der vises for andre, når de ser din og alle deltagernes kalender.
Marker afkrydsningsfeltet Påmindelse for at blive mindet om mødet. Herved påmindes også alle modtagerne af mødeindkaldelsen (forudsat de har aktiveret påmindelse i kalenderen).
Skriv en meddelelse, der skal ledsage mødeindkaldelsen, i meddelelsesteksten, og klik på Send. Der sendes en mødeindkaldelse til alle de inviterede personer, og det nye møde føjes til din kalender. Alle personer, der modtager mødeindkaldelsen, kan acceptere, afslå eller foreløbigt acceptere den.

Tilbage til toppen

Ændre mødetidspunktet

Dobbeltklik på det møde i Kalender, du vil ændre.
Foretag de nødvendige ændringer af boksene Nødvendig, Valgfri, Sted, Starttidspunkt og Sluttidspunkt i formularen til mødeindkaldelsen.
Klik på fanen Tidsplaner for at se deltagernes kalendere, hvis der er konflikt i tidsplanerne. På den måde kan du finde et bedre egnet tidspunkt.
Klik på Send opdatering på værktøjslinjen.

Bemærk! Hvis du annullerer et møde, bliver du spurgt, om du vil sende en annulleringsbesked til deltagerne.

Tilbage til toppen

Videresende en mødeindkaldelse

Dobbeltklik på mødet i Kalender.
Klik på Videresend i formularen til mødeindkaldelsen.
Skriv navnet på eller aliaset for modtageren i boksen Til, og klik derefter på Kontroller navne for at finde navnet. Hvis du ikke kender modtagerens navn, skal du klikke på Til for at søge efter personen i firmaets adressekartotek eller i mappen Kontaktpersoner.
Klik på Send.

Tilbage til toppen