Voit tarkastella kansioita Microsoft Exchange -postilaatikossa valitsemalla Siirtymisruudusta Kansiot. Exchange-postilaatikon kansioita ovat Kalenteri, Yhteystiedot, Poistetut kohteet, Luonnokset, Saapuneet, Roskaposti, Päivyri, Muistilaput, Lähtevät, Lähetetyt ja Tehtävät.
Vihje Microsoft Office Outlook 2003 -ohjelmassa luomasi etsintäkansiot näkyvät kansioluettelossa. Etsintäkansio on näennäinen kansio, jossa on luettelo kaikista tietyn hakuehdon täyttävistä sähköpostikohteista. Kohteet säilyvät tallennettuina Exchange-kansioon tai -kansioihin.
Kansioluettelon kohteista on linkki kansioon tai johonkin Microsoft Office Outlook Web Access -ohjelman toimintoon. Kun esimerkiksi valitset Kalenteri-kansion, näyttöön tulee luettelo tapaamisista ja kokouksista, ja kun valitset Lähetetyt-kansion, näyttöön tulee luettelo kaikista lähettämistäsi viesteistä.
Voit tarkastella yrityksen yleisiä kansiota valitsemalla Siirtymisruudusta Yleiset kansiot. Outlook Web Access tuo yleisten kansioiden hakemistopuun näkyviin omassa selainikkunassaan.
Microsoft Exchange -postilaatikon kansioissa on erityistoimintoja sähköpostiviestien käsittelyyn. Postilaatikon kansioita ovat Poistetut, Luonnokset, Saapuneet, Roskaposti, Lähtevät ja Lähetetyt.
Voit lajitella viestejä luomalla lisää kansioita, kuten "Kiireelliset"- ja "Henkilökohtaiset"-kansion tai projektikansion. Voit poistaa, siirtää tai kopioida kansioita Outlook Web Access -ohjelmassa tarpeen mukaan.
Voit tarkastella kansion sisältöä valitsemalla kansion. Kaikki kansion kohteet näkyvät Outlook Web Access -ohjelman pääikkunassa.
Sähköpostiviestien oletuskansiot
Outlook Web Access -ohjelmassa on seuraavat sähköpostiviestien oletuskansiot:
|
Kansio
|
Kuvaus
|
Poistetut
|
Poistamasi viestit tallentuvat tähän kansioon. Kun poistat viestin tästä kansiosta, se poistuu pysyvästi postilaatikosta.
|
Luonnokset
|
Tallentamasi viestit tallentuvat tähän kansioon. Voit tallentaa tähän kansioon viestit, jotka haluat viimeistellä tai lähettää myöhemmin.
|
Saapuneet
|
Saapuneet sähköpostiviestit tallentuvat tähän kansioon. Uudet sähköpostiviestit näkyvät lihavoituina.
|
Roskapostit
|
Roskapostiksi tunnistetut sähköpostiviestit tallentuvat tähän kansioon. Tarkista kansion sisältö säännöllisesti siltä varalta, että kansioon on tallentunut myös asiallisia viestejä.
|
Lähtevät
|
Lähtevät sähköpostiviestit tallentuvat tähän kansioon ennen lähettämistä.
|
Lähetetyt
|
Kopiot kaikista lähetetyistä viesteistä tallentuvat tähän kansioon.
|
Henkilökohtaiset kansiot
Sähköpostiviestien oletuskansioiden lisäksi Outlook Web Access -ohjelmassa on henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuja Outlook-kansioita. Voit tarkastella, muuttaa ja luoda tehtäviä. Kohteita voit tarkastella kuitenkin vain Muistilaput- ja Päivyri-kansioissa.
|
Kansio
|
Kuvaus
|
Päivyri
|
Kansioon tallentuvat Outlook-ohjelman Päivyri-kohteet.
|
Muistilaput
|
Kansioon tallentuvat Outlook-ohjelmassa luodut muistilaput.
|
Tehtävät
|
Kansioon tallentuvat Outlook-ohjelmassa määritetyt tehtävät.
|
Takaisin sivun alkuun
Vastaanotetut viestit tallentuvat oletuksena Saapuneet-kansioon. Voit lajitella viestit hierarkkiseen kansiojärjestelmään, jota voit muuttaa aina tarpeen mukaan. Olet ehkä ensin luonut yläkansion nimeltä "Oma työryhmä" ja luonut sitten kullekin ryhmän jäsenelle oman alikansionsa. Kun joku työryhmän jäsenistä lopettaa työnsä ryhmässä, voit poistaa henkilön kansion. Jos työryhmän jäsen siirtyy toiseen ryhmään, voit siirtää hänen kansionsa uuden ryhmän kansioon.
Luomasi kansiot voivat sijaita samalla tasolla kuin oletuskansiot (Saapuneet, Lähetetyt ja niin edelleen) tai voit luoda hierarkkisen henkilökohtaisten kansioiden järjestelmän lisäämällä alikansioita aiemmin luotuihin kansioihin. Voit esimerkiksi lisätä alikansioita oletuskansioihin, kuten Saapuneet-kansioon, tai itse luomiisi kansioihin.
Kansion nimeäminen uudelleen
- Napsauta Siirtymisruudussa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Nimeä uudelleen.
Kansion luominen
- Voit tarkastella sähköpostikansioita ja yleisiä kansioita Microsoft Exchange -postilaatikossa valitsemalla Siirtymisruudusta Kansiot.
- Napsauta Siirtymisruudussa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Uusi kansio.
Vihjeitä Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota, johon uusi kansio tulee, vaikka se ei olisi täysin välttämätöntä. Jos haluat luoda uuden alikansion, napsauta hiiren kakkospainikkeella yläkansiota. Voit luoda uuden kansion Outlook Web Access -ohjelmassa valitsemalla työkalurivin Uusi-valikosta Kansio.
- Kirjoita Luo uusi kansio -valintaikkunan Nimi-kenttään uuden kansion nimi.
- Valitse Kansion sisältö -luettelosta uuteen kansioon lisättävien kohteiden tyyppi. Microsoft Outlook Web Access näyttää kansion sisällön valintasi mukaisella lomakkeella (Yhteystiedot, Kalenteri, sähköpostiviesti tai muu lomake).
- Valitse uuden kansion sijaintipaikka kansioiden luettelossa. Jos uusi kansio on esimerkiksi Saapuneet-kansion alikansio, valitse Saapuneet. Jos uusi kansio on kansiojärjestelmän yläkansioita, valitse ylätason luettelo (oma käyttäjänimi).
Kansion poistaminen
- Voit tarkastella sähköpostikansioita ja yleisiä kansioita Microsoft Exchange -postilaatikossa valitsemalla Siirtymisruudusta Kansiot.
- Napsauta kansiota, jonka haluat poistaa, hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista.
- Vahvista nykyisen kansion poistaminen valitsemalla vahvistusikkunasta OK.
Huomautus Kun poistat kansion, se siirretään Poistetut-kansioon. Kansiota ei poisteta pysyvästi, ennen kuin poistat sen Poistetut-kansiosta.
Takaisin sivun alkuun
Voit siirtää ja kopioida kansioita Outlook Web Access -ohjelman kansiosta toiseen. Voit luoda hierarkkisen kansiojärjestelmän ja muuttaa kansioiden järjestystä.
Huomautus Et esimerkiksi voi siirtää tai kopioida yleistä kansiota Saapuneet-kansioon tai Kalenteri-kansioon. Et ehkä voi myöskään siirtää tai kopioida kohteita yleisestä kansiosta toiseen, jos yrityksen yleiset kansiot sijaitsevat usealla eri palvelimella.
Kansion siirtäminen ja kopioiminen
- Voit tarkastella sähköpostikansioita ja yleisiä kansioita Microsoft Exchange -postilaatikossa valitsemalla Siirtymisruudusta Kansiot.
- Napsauta Siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat siirtää tai kopioida, ja valitse sitten Siirrä tai kopioi.
- Valitse Siirrä tai kopioi -valintaikkunasta kohdekansio ja valitse sitten Siirrä tai Kopioi.
Vihje Voit siirtää ja kopioida kansioita myös vetämällä ja pudottamalla niitä. Voit siirtää kansion vetämällä sen kohdekansioon Siirtymisruudussa. Voit kopioida kansion painamalla CTRL-näppäintä ja vetämällä kansion kohdekansioon Siirtymisruudussa.
Kansion siirtäminen tai kopioiminen uuteen kansioon
- Napsauta Siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat siirtää tai kopioida, ja valitse sitten Siirrä tai kopioi.
- Valitse Siirrä tai kopioi -valintaikkunasta Uusi.
- Kirjoita Luo uusi kansio -valintaikkunan Nimi-kenttään uuden kohdekansion nimi.
- Valitse Kansion sisältö -luettelosta kohta, johon haluat liittää uuden kansion, ja valitse sitten OK.
- Valitse Siirrä tai kopioi -valintaikkunasta uusi kansio ja valitse sitten Siirrä tai Kopioi.
Takaisin sivun alkuun
Copyright Microsoft Corporation 2003.
Kaikki oikeudet pidätetään. Käyttöehdot.