Kokouksen suunnitteleminen

Voit suunnitella kokouksia Microsoft Office Outlook Web Access -ohjelman avulla lähettämällä kokouspyyntöjä. Kokoukset ovat tapaamisia, joihin kutsut myös muita käyttäjiä.

Muut ohjelman käyttäjät voivat kutsua sinut kokoukseen lähettämällä kokouspyyntölomakkeen, jolla voit hyväksyä tai hylätä kutsun.

Kokouspyyntölomakkeen työkalurivillä on seuraavat painikkeet:

Painike Kuvaus
Lisää liite Voit liittää tapaamiseen asiakirjan tai muuta aineistoa.
Tärkeys: suuri Voit määrittää tapaamisen tärkeydeltään suureksi.
Tärkeys: pieni Voit määrittää tapaamisen tärkeydeltään pieneksi.
Välitä Voit välittää kokouspyynnön kenelle tahansa, joka ei ole saanut alkuperäistä kutsua.
Toistuvuus Voit määrittää tapaamisen toistumisajan.
Kutsu osallistujat Voit kutsua henkilöitä tapaamiseen, jolloin luotu tapaaminen muuttuu kokouspyynnöksi.
Tarkista nimet Voit selvittää Pakolliset- ja Valinnaiset-kenttiin lisäämäsi sähköpostitunnukset. Jos Outlook Web Access ei tunnista vastaanottajaa, näyttöön tulee Tarkista nimet -valintaikkuna.
Peruuta kutsu Voit estää kokouspyynnön lähettämisen napsauttamalla tätä painiketta. Voit silti käyttää lomaketta tapaamisen luomiseen.

Kokouspyynnön lähettäminen

  1. Valitse Kalenteri-kansion työkaluriviltä Uusi.
  2. Valitse Tapaaminen-ikkunan työkaluriviltä Kutsu osallistujat.
  3. Kirjoita Pakollinen- ja Valinnainen-kenttiin niiden henkilöiden nimet, joille haluat lähettää kokouspyynnön. Voit lisätä Resurssit-kenttään tiedot kokoushuoneesta ja tarvittavista välineistä, kuten piirtoheittimestä.

    Vihjeitä  Voit lisätä nimet ja jakeluluettelot kokouspyyntöön napsauttamalla Pakolliset- ja Valinnaiset-kenttiä. Näyttöön tulee Etsi nimet -valintaikkuna, jonka avulla voit etsiä henkilön tiedot yrityksen yleisestä osoitteistosta tai omasta Yhteystiedot-kansiostasi. (Et kuitenkaan voi käyttää Etsi nimet -valintaikkunaa etsiäksesi tietoja Yhteystiedot-kansion jakelulistoista.) Voit etsitä tietoja yrityksen resursseista napsauttamalla Resurssit-kenttää. Kun olet paikallistanut henkilön tiedot Etsi nimet -valintaikkunassa, voit lisätä nimen kokouspyyntöön valitsemalla nimen ja valitsemalla sitten Lisää vastaanottaja kohteeseen -kohdan vierestä Pakollinen tai Valinnainen.

    Voit lisätä selvitetyn nimen Kalenteri-kansion osoitekenttään napsauttamalla nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Lisää yhteystietoihin.

    Voit poistaa nimen osoitekentästä napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista. Voit myös valita nimen ja painaa sitten DELETE-näppäintä.

  4. Voit tarkistaa osallistujien tavoitettavuuden valitsemalla Tavoitettavuus. Voit tällä tavoin varmistaa, että suunnittelemasi kokousaika sopii kaikille osanottajille. Lisätietoja on kohdassa Osallistujien tavoitettavuuden tarkistaminen.
  5. Tapaaminen-välilehdessä on oletusarvon mukaan valittuna Pyydä vastaukset -valintaruutu. Jos et halua kokouspyynnön vastaanottajien vastaavan pyyntöösi, poista valintaruudun valinta.
  6. Kirjoita Aihe-kenttään kokouksen aihe.
  7. Kirjoita Paikka-kenttään kokouspaikan nimi.
  8. Valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista haluamasi kokouspäivämäärät ja -kellonajat. Jos kokous toistuu säännöllisin väliajoin, valitse työkaluriviltä Toistuva tapahtuma. Lisätietoja on kohdassa Toistuvan tapahtuman luominen.
  9. Valitse kokoukselle Näytä aika muodossa -luettelosta sopiva luonnehdinta aikatauluun lisättäväksi. Tarkastellessaan aikatauluasi ja muiden osallistujien aikatauluja muut käyttäjät näkevät luonnehdinnan (Varattu, Vapaa, Alustava tai Poissa).
  10. Valitse Muistutus-valintaruutu, jos haluat saada kokouksesta muistutuksen. Myös kokouksen muut osallistujat saavat muistutuksen kokouksesta (jos kokouspyynnön vastaanottajat ovat ottaneet kokousten muistutukset käyttöön kalentereissaan).
  11. Kirjoita kokouspyynnön tekstiosaan viesti ja valitse sitten Lähetä. Kokouspyyntö lähetetään kaikille kokoukseen kutsutuille, ja uusi kokous lisätään aikatauluusi. Kokouspyynnön vastaanottaja voi hyväksyä, hylätä tai alustavasti hyväksyä kokouspyynnön.

Takaisin sivun alkuun

Kokouksen ajoittaminen uudelleen

  1. Kaksoisnapsauta kalenterissa kokousta, jonka haluat ajoittaa uudelleen.
  2. Muuta tarvittavat kohdat kokouspyyntölomakkeen Pakolliset-, Valinnaiset-, Paikka-, Alkamisaika- ja Päättymisaika-kentissä.
  3. Jos osallistujien aikataulut eivät sovi yhteen, voit tarkastella osallistujien aikatauluja valitsemalla Tavoitettavuus. Sopivan kokousajan määrittäminen helpottuu.
  4. Valitse työkaluriviltä Lähetä päivitys.

Huomautus  Jos peruutat kokouksen, Outlook Web Access kysyy, haluatko lähettää osallistujille peruutusilmoituksen.

Takaisin sivun alkuun

Kokouspyynnön välittäminen

  1. Kaksoisnapsauta kokousta kalenterissa.
  2. Valitse kokouspyyntölomakkeesta Välitä Painikkeen kuva.
  3. Kirjoita Vastaanottaja-kenttään vastaanottajan nimi tai tunnus ja aloita nimen selvittäminen valitsemalla Tarkista nimet Painikkeen kuva. Jos et tiedä vastaanottajan nimeä, voit napsauttaa Vastaanottaja-painiketta ja etsiä henkilön tiedot yrityksen osoitteistosta tai omasta Yhteystiedot-kansiostasi.
  4. Valitse Lähetä.

Takaisin sivun alkuun

Copyright Microsoft Corporation 2003.
Kaikki oikeudet pidätetään. Käyttöehdot.