Értekezlet-összehívás kiküldésével értekezleteket is tervezhet és ütemezhet a Microsoft Office Outlook Web Access segítségével. Az értekezlet-összehívás tulajdonképpen egy olyan találkozó, amelyre másokat is meghív.
Mások is meghívhatják Önt saját értekezleteikre, ilyen esetben Ön kap egy értekezlet-összehívást, amelyen elfogadhatja vagy visszautasíthatja a meghívást.
Az értekezlet-összehívás eszköztárának gombjai a következő lehetőségeket biztosítják:
|
Gomb
|
Leírás
|
|
Dokumentum vagy más kapcsolódó anyag csatolása a találkozóhoz.
|
|
A találkozó sürgős fontosságúra állítása.
|
|
A találkozó nem sürgős fontosságúra állítása.
|
|
Az értekezlet-összehívás továbbítása olyan személyeknek, akik nem szerepelnek az eredeti meghívásban.
|
|
A találkozó ismétlődési gyakoriságának megadása.
|
|
Mások meghívása a találkozóra. Így a találkozó tulajdonképpen értekezlet-összehívássá alakítható át.
|
|
A Résztvevők vagy a Tudjanak róla mezőbe írt e-mail aliasnevek feloldása. Ha az Outlook Web Access nem ismeri fel valamelyik címzettet, megjelenik a Névellenőrzés párbeszédpanel.
|
|
Az értekezletre szóló meghívó elküldésének megakadályozása. Az űrlapot azonban még felhasználhatja saját találkozó létrehozásához.
|
Értekezlet-összehívás küldése
- Kattintson a Naptár ablak eszköztárának Új gombjára.
- Kattintson a Találkozó eszköztár Résztvevők meghívása gombjára.
- A Résztvevők és a Tudjanak róla mezőkbe írja be azon személyek nevét, akiknek el kívánja küldeni az értekezlet-összehívást. Szükség esetén töltse ki az Erőforrások mezőt, amelyben megadhat egy előadótermet vagy valamilyen különleges berendezést, például egy kivetítőt.
Tippek: A Résztvevők vagy a Tudjanak róla gombra kattintva is megadhat neveket vagy terjesztési listákat az értekezlet-összehíváshoz. Ennek hatására megjelenik a Nevek keresése párbeszédpanel, amelyen vállalata vagy szervezete globális címlistájáról vagy saját névjegyalbumából keresheti ki a megfelelő személyt. (A Nevek keresése párbeszédpanel nem használható a Névjegyalbum mappában található terjesztési listák keresésére.) Az Erőforrások gombra kattintva különböző erőforrásokat is kereshet a vállalat címlistáján. Miután megtalálta a keresett személyt a Nevek keresése párbeszédpanelen, a nevet kijelölve, majd a párbeszédpanel Címzett hozzáadása részén látható Résztvevők vagy a Tudjanak róla gombra kattintva felveheti a személyt az értekezlet-összehívás megfelelő címmezőjébe.
Valamelyik címmezőben szereplő, feloldott névnek a névjegyalbumba való felvételéhez kattintson a névre az egér jobb oldali gombjával, majd válassza a Felvétel a névjegyalbumba parancsot.
A név törléséhez a címmezőből, az egér jobb oldali gombjával kattintson a névre, majd válassza az Eltávolítás parancsot. Vagy jelölje ki a nevet, és nyomja meg a DELETE billentyűt.
- Kattintson az Elérhetőség fülre, és ellenőrizze a meghívni kívánt résztvevők határidőnaplóját. Így olyan időpontot választhat, amelyen mindenki ráér, és részt tud venni az értekezleten. További tájékoztatást A résztvevők elérhetőségének ellenőrzése című résznél kaphat.
- A Találkozó lapon a Visszajelzések a meghívásra jelölőnégyzet alapértelmezés szerint be van jelölve. Ha nem kívánja, hogy a meghívottak választ küldjenek a meghívásra, törölje a jelölést a négyzetből.
- A Tárgy mezőbe írjon be egy rövid leírást az értekezletről.
- A Hely mezőben adja meg az értekezlet helyszínét.
- Válassza ki a megfelelő dátumokat és időpontokat a Kezdő időpont és a Befejező időpont legördülő listáról. Ha az értekezlet rendszeresen ismétlődik, kattintson az Ismétlődés eszköztárgombra. További tájékoztatást az Ismétlődő elem létrehozása című résznél kaphat.
- Az Időformátum legördülő listáról válassza ki, hogy mi jelenjen meg határidőnaplójában az értekezlet időtartama alatt. Mások az itt kiválasztott jelölést (Foglalt, Szabad, Feltételes vagy Házon kívül) látják, ha megnézik az Ön és a többi résztvevő határidőnaplóját.
- Jelölje be az Emlékeztető jelölőnégyzetet, ha szeretné, hogy értesítést kapjon az értekezletről. Ezzel az értekezlet-összehívás minden résztvevője emlékeztetőt kap (feltéve, hogy naptárukban az emlékeztetők engedélyezettek).
- Az üzenettörzsbe írja be az értekezlet-összehívás kísérőszövegéül szánt szöveget, majd kattintson a Küldés gombra. Ezzel egy értekezlet-összehívás lesz elküldve minden meghívottnak, és az új értekezlet megjelenik határidőnaplójában. Az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadhatják, visszautasíthatják vagy feltételesen elfogadhatják a meghívást.
Vissza a lap elejére
- A naptárban kattintson duplán az átütemezni kívánt értekezletre.
- Az értekezlet-összehívási űrlapon igény szerint módosítsa a Résztvevők, Tudjanak róla, Hely, Kezdő időpont és Befejező időpont mező értékét.
- Ha valamelyik résztvevő számára nem volt megfelelő az időpont, kattintson az Elérhetőség fülre, és nézze meg a résztvevők határidőnaplóját. Ez segítségére lesz abban, hogy alkalmasabb időpontot találjon.
- Az eszköztáron kattintson a Frissítés küldése gombra.
Megjegyzés: Ha töröl egy értekezletet, az Outlook Web Access megkérdezi, hogy kívánja-e értesíteni a résztvevőket.
Vissza a lap elejére
- Kattintson duplán a megfelelő értekezletre a naptárban.
- Az értekezlet-összehívási űrlapon kattintson a Továbbítás gombra.
- A Címzett mezőbe írja be a címzett nevét vagy e-mail aliasnevét, majd a név feloldásához kattintson a Névellenőrzés gombra. Ha nem tudja a címzett nevét, a Címzett gombra kattintva megkeresheti a személyt vállalata vagy szervezete címjegyzékében vagy saját Névjegyalbum mappájában.
- Kattintson a Küldés gombra.
Vissza a lap elejére
Copyright Microsoft Corporation 2003.
Minden jog fenntartva. Használati feltételek.