Planowanie spotkań

W kliencie Microsoft Office Outlook Web Access można planować spotkania, wysyłając wezwania na spotkanie. Wezwania na spotkanie to terminy, na które są zapraszane inne osoby.

Użytkownik może również zostać zaproszony na spotkanie przez inne osoby. W takiej sytuacji otrzyma on formularz wezwania na spotkanie umożliwiający akceptację lub odrzucenie zaproszenia.

Na pasku narzędzi wezwania na spotkanie są dostępne następujące opcje:

Przycisk Opis
Dodaj załącznik Dołącza dokument lub inne stosowne materiały do terminu.
Ważność: Wysoka Ustawia ważność terminu na wysoką.
Ważność: Niska Ustawia ważność terminu na niską.
Prześlij dalej Pozwala przesłać dalej wezwanie na spotkanie do wszystkich osób, które nie zostały uwzględnione w oryginalnym zaproszeniu.
Cykl Ustawia interwał cyklu dla terminu.
Zaproś uczestników Pozwala zaprosić inne osoby w podanym terminie, co tym samym przekształca termin w wezwanie na spotkanie.
Sprawdź nazwy Rozpoznaje alias e-mail wpisany w polu Wymagani lub Opcjonalni. Jeśli klient Outlook Web Access nie rozpozna adresata, zostanie otwarte okno dialogowe Sprawdzanie nazw.
Anuluj zaproszenie Zapobiega wysłaniu zaproszenia na spotkanie. Mimo to można nadal użyć formularza do utworzenia terminu na własny użytek.

Wysyłanie wezwania na spotkanie

  1. W oknie folderu Kalendarz, kliknij na pasku narzędzi przycisk Nowy.
  2. Na pasku narzędzi Termin kliknij przycisk Zaproś uczestników.
  3. W polach Wymagani i Opcjonalni wpisz nazwy osób, które mają otrzymać wezwanie na spotkanie. Jeśli jest to konieczne, w polu Zasoby określ salę konferencyjną lub specjalne wyposażenie, na przykład rzutnik do przezroczy.

    Porady  Nazwy i listy dystrybucyjne można również dodawać do wezwania na spotkanie, klikając przycisk Wymagani lub Opcjonalni. Powoduje to otwarcie okna dialogowego Znajdowanie nazw, w którym można wyszukać adresata na globalnej liście adresów organizacji lub w folderze Kontakty. (Okna dialogowego Znajdowanie nazw nie można jednak używać do wyszukiwania list dystrybucyjnych w folderze Kontakty). Można również kliknąć przycisk Zasoby, aby wyszukać zasoby w organizacji. Po odnalezieniu adresata w oknie dialogowym Znajdowanie nazw można dodać jego nazwę do wezwania na spotkanie, klikając nazwę, a następnie klikając przycisk Wymagani lub Opcjonalni obok pola Dodaj adresata do.

    Aby dodać nazwę rozpoznaną w polach adresu do folderu Kontakty, kliknij ją prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Dodaj do kontaktów.

    Aby usunąć nazwę z pól adresu, kliknij ją prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Usuń. Możesz też zaznaczyć nazwę i nacisnąć klawisz DELETE.

  4. Aby sprawdzić harmonogramy potencjalnych uczestników, kliknij kartę Dostępność. Pozwoli to dobrać taki termin, w którym każdy adresat będzie mógł swobodnie uczestniczyć w spotkaniu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Sprawdzanie dostępności uczestników.
  5. Na karcie Termin jest domyślnie zaznaczone pole wyboru Żądaj odpowiedzi. Jeśli nie chcesz otrzymywać odpowiedzi od adresatów wezwania na spotkanie, wyczyść to pole wyboru.
  6. W polu Temat wpisz temat spotkania.
  7. W polu Lokalizacja wpisz nazwę lokalizacji, w której planujesz zorganizować spotkanie.
  8. Na listach Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia wybierz odpowiednie daty i godziny. Jeśli spotkanie będzie się odbywać regularnie, kliknij na pasku narzędzi przycisk Cykl. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie elementu cyklicznego.
  9. Na liście Pokaż czas jako wybierz sposób oznaczenia harmonogramu w trakcie spotkania. Wybrana opcja (Zajęty, Wolny, Wstępna akceptacja lub Nieobecny) stanowi informację widoczną dla innych użytkowników przeglądających harmonogramy organizatora i wszystkich uczestników spotkania.
  10. Zaznacz pole wyboru Przypomnienie, aby otrzymać przypomnienie o tym spotkaniu. Przypomnienie o spotkaniu pojawi się również u wszystkich adresatów wezwania na spotkanie (pod warunkiem, że mają włączoną opcję przypomnień kalendarza).
  11. W obszarze tekstu wiadomości wpisz wiadomość towarzyszącą wezwaniu na spotkanie, a następnie kliknij przycisk Wyślij. Wezwanie na spotkanie zostanie wysłane do wszystkich zaproszonych osób, a nowe spotkanie zostanie dodane do harmonogramu. Każda osoba, która otrzyma wezwanie na spotkanie, może je zaakceptować, odrzucić lub wstępnie zaakceptować.

Powrót do początku

Ponowne planowanie spotkania

  1. W oknie Kalendarz kliknij dwukrotnie spotkanie, które chcesz zaplanować ponownie.
  2. W formularzu wezwania na spotkanie dokonaj koniecznych zmian w polach Wymagani, Opcjonalni, Lokalizacja, Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia.
  3. Jeśli wystąpił konflikt harmonogramów jednego lub kilku uczestników, kliknij kartę Dostępność, aby wyświetlić harmonogramy wszystkich uczestników. Ułatwi to znalezienie odpowiedniejszego terminu spotkania.
  4. Na pasku narzędzi kliknij przycisk Wyślij aktualizację.

Uwaga  Po anulowaniu spotkania klient Outlook Web Access zaproponuje wysłanie do uczestników spotkania powiadomienia o jego anulowaniu.

Powrót do początku

Przesyłanie dalej wezwania na spotkanie

  1. W oknie Kalendarz kliknij dwukrotnie odpowiednie spotkanie.
  2. W formularzu wezwania na spotkanie kliknij przycisk Prześlij dalej Obraz przycisku.
  3. W polu Do wpisz nazwę lub alias adresata, a następnie kliknij przycisk Sprawdź nazwy Obraz przycisku, aby rozpoznać nazwę. Jeśli nie znasz nazwy adresata, kliknij pole Do, aby wyszukać osobę w książce adresowej organizacji lub folderze Kontakty.
  4. Kliknij przycisk Wyślij.

Powrót do początku

Copyright Microsoft Corporation 2003.
Wszelkie prawa zastrzeżone. Warunki użytkowania.