Планирование собраний

С помощью службы Microsoft Office Outlook Web Access можно планировать и составлять расписания собраний путем отправления приглашений на собрание. Приглашения на собрание являются встречами, на которые приглашены другие люди.

Другие люди могут также пригласить вас на собрание; в таком случае вы получите форму приглашения на собрание, позволяющую принять или отклонить приглашение.

Панель инструментов приглашения на собрание предоставляет следующие возможности.

Кнопка	Описание
	Присоединение документа или других необходимых для встречи материалов.
	Установка высокой важности встречи.
	Установка низкой важности встречи.
	Пересылка приглашения на собрание всем, кто не был включен в исходное приглашение.
	Установка интервала повторения для встречи.
	Приглашение на встречу других участников, что фактически превращает напоминание о встрече в приглашение на собрание.
	Разрешение псевдонима электронной почты, который был введен в полях Требуется или Не обязательно. Если служба Outlook Web Access не распознает получателя, откроется диалоговое окно Проверить имена.
	Отмена отправления приглашения на собрание. Форму можно по-прежнему использовать для создания личного напоминания о встрече для себя.

Отправить приглашение на собрание

На панели инструментов окна календаря нажмите кнопку Создать.
Нажмите кнопку Пригласить участников на панели инструментов Встреча.
В поле Требуется и Не обязательно введите имена людей, которым необходимо послать данное приглашение на собрание. В случае необходимости укажите в поле Ресурсы конференц-зал или специальное оборудование для собрания, например диапроектор.
Советы К приглашению на собрание можно также добавлять имена или списки рассылки путем нажатия кнопок Требуется или Не обязательно. При этом открывается диалоговое окно Найти имена, которое позволяет найти пользователя в глобальном списке адресов данной организации или в папке контактов. (Однако следует учесть, что нельзя использовать диалоговое окно Найти имена для поиска списков рассылки в папке контактов.) Можно также нажать кнопку Ресурсы для поиска ресурсов организации. После нахождения имени в диалоговом окне Поиск имен добавьте его в приглашение на собрание, для чего выберите имя и нажмите кнопку Требуется или Не обязательно рядом с заголовком Добавить получателя в.

Чтобы добавить разрешенное имя из адресного поля в папку контактов, дважды щелкните имя и нажмите Добавить к контактам.

Чтобы удалить имя из адресного поля, дважды щелкните имя и нажмите кнопку Удалить или выделите имя и нажмите клавишу DELETE.
Чтобы проверить расписание возможных участников собрания, нужно перейти на вкладку Доступность. Это позволит выбрать время, когда каждый из возможных участников свободен. Дополнительные сведения см. в разделе Проверка доступности участников.
Флажок Требуется ответ на вкладке Встреча устанавливается по умолчанию. Если не требуется получать подтверждения от приглашенных на собрание, снимите этот флажок.
В поле Тема введите описание темы собрания.
В поле Местоположение укажите место собрания.
В списках Начало и Конец выберите соответствующие даты и время. Если данное собрание будет проходить регулярно, нажмите кнопку Повторение на панели управления. Дополнительные сведения см. в разделе Создание повторяющегося элемента.
В списке В это время выберите пометку времени собрания в расписании. Выбор состояния (Занят, Под вопросом, Свободен или Отсутствует) определяет, что увидят другие пользователи при просмотре вашего расписания и расписаний других участников.
Установите флажок Напоминание, чтобы получить напоминание о данном собрании. Напоминания будут получать также все получатели приглашения на собрание (это обеспечивается включением напоминаний на их календарях).
Введите сообщение, которое должно сопровождать приглашение на собрание, и нажмите кнопку Отправить. Приглашение на собрание посылается каждому приглашенному, а к расписанию добавляется новое собрание. Каждый получивший ваше приглашение человек может принять его, отклонить или принять под вопросом.

К началу раздела

Перепланировка собрания

Дважды щелкните в календаре собрание, которое требуется перепланировать.
Произведите необходимые изменения в таких полях формы приглашения на собрание, как Обязательный, Не обязательный, Местоположение, начало и конец.
Если имеется конфликт расписаний для одного или нескольких присутствующих, выберите вкладку Доступность для просмотра расписаний всех участников. Это поможет подобрать более удобное время.
На панели инструментов нажмите кнопку Отправить обновление.

Примечание. В случае отмены собрания Outlook Web Access выводит приглашение выслать другим участникам уведомление об отмене.

К началу раздела

Пересылка приглашения на собрание

Дважды щелкните собрание в календаре.
В форме приглашения на собрание нажмите кнопку Переслать .
В поле Кому введите имя или псевдоним получателя и нажмите кнопку Проверить имена , чтобы разрешить имя. Если имя получателя не известно, нажмите кнопку Кому, чтобы найти лицо в адресной книге организации или в папке «Контакты».
Нажмите кнопку Отправить.

К началу раздела