Pomocí aplikace Outlook Office Web Access můžete rozesílat žádosti o schůzku a tím vlastně schůzky plánovat. Schůzky jsou události, na které jsou pozváni také další účastníci.
Na schůzky vás mohou pozvat také jiní lidé. V takovém případě obdržíte formulář žádosti o schůzku, ve kterém můžete přijmout nebo odmítnout jejich pozvání.
Panel nástrojů žádosti o schůzku poskytuje následující možnosti:
|
Tlačítko
|
Popis
|
|
Připojí k události dokument nebo jiné podstatné materiály.
|
|
Nastaví velkou důležitost události.
|
|
Nastaví malou důležitost události.
|
|
Předá žádost o schůzku dál komukoli, koho jste nezahrnuli do původní pozvánky.
|
|
Nastaví interval opakování události.
|
|
Pozve na událost další účastníky a změní tak událost na žádost o schůzku.
|
|
Vyhledá e-mailový alias, který jste zadali do textového pole Povinní nebo Nepovinní. Pokud aplikace Outlook Web Access nerozpozná příjemce, otevře se dialogové okno Kontrola jmen.
|
|
Zabrání odeslání pozvání na schůzku. Formulář ovšem můžete nadále využít k vytvoření vlastní události.
|
Odeslání žádosti o schůzku
- Klepněte v Kalendáři v panelu nástrojů na tlačítko Nový.
- Klepněte v panelu nástrojů Událost na tlačítko Pozvat účastníky.
- Do textových polí Povinní a Nepovinní zadejte jména osob, kterým chcete zaslat žádost o schůzku. V případě potřeby zadejte do pole Zdroje specifikaci konferenční místnosti nebo speciálního vybavení, například zpětný projektor.
Tipy: Do žádosti o schůzku můžete také přidávat jména nebo distribuční seznamy klepnutím na tlačítka Povinní nebo Nepovinní. Tím otevřete dialogové okno Najít jména, pomocí kterého lze vyhledávat osobu v globálním seznamu adres organizace nebo ve složce Kontakty. (Pomocí dialogového okna Najít jména však nelze prohledávat distribuční seznamy ve složce Kontakty.) Po klepnutí na tlačítko Zdroje můžete také vyhledávat zdroje v organizaci. Po nalezení osoby v dialogovém okně Najít jména přidáte její jméno do žádosti o schůzku tak, že vyberete jméno a klepnete vedle položky Přidat příjemce do na možnost Povinní nebo Nepovinní.
Chcete-li jméno nalezené v polích adres přidat do složky Kontakty, klepněte na ně pravým tlačítkem a potom klepněte na příkaz Přidat do složky Kontakty.
Chcete-li odstranit jméno z polí adres, klepněte na ně pravým tlačítkem a potom klepněte na příkaz Odebrat, nebo jméno vyberte a stiskněte klávesu DELETE.
- Chcete-li zkontrolovat plán potenciálních účastníků, klepněte na tlačítko Dostupnost. Tím ověříte, zda jste zvolili dobu, kdy mají všichni volno a mohou se schůzky zúčastnit. Další informace naleznete na stránce Kontrola dostupnosti účastníků.
- Na kartě Událost je ve výchozím nastavení zaškrtnuté políčko Požadovat odpovědi. Pokud nevyžadujete, aby příjemci žádosti o schůzku zasílali odpovědi, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.
- Do textového pole Předmět zadejte téma schůzky.
- Do pole Místo konání zadejte plánované místo konání schůzky.
- V seznamech Začátek a Konec vyberte příslušná data a časy. Pokud se bude schůzka konat pravidelně, klepněte v panelu nástrojů na tlačítko Opakování. Další informace naleznete na stránce Vytvoření opakované položky.
- V seznamu Zobrazit čas jako vyberte, co se ve vašem plánu zobrazí po dobu trvání schůzky. Vybraná položka (Zaneprázdněn, Volno, Nezávazné nebo Mimo kancelář) se objeví ostatním uživatelům, když se podívají do vašeho plánu a do plánů všech účastníků.
- Pokud chcete, aby vám byla schůzka připomenuta, zaškrtněte políčko Připomenutí. Tím bude také připomenuta všem příjemcům žádosti o schůzku (pokud mají ve svých kalendářích povoleno připomenutí).
- Do oblasti textu zprávy napište libovolné doplňující informace k žádosti o schůzku a potom klepněte na tlačítko Odeslat. Žádost o schůzku je zaslána všem pozvaným a do vašeho plánu je přidána nová schůzka. Osoby, které obdrží žádost o schůzku, si mohou vybrat, zda ji přijmou, odmítnou nebo přijmou nezávazně.
Zpět na začátek
- Poklepejte v Kalendáři na schůzku, jejíž plán chcete změnit.
- Ve formuláři žádosti o schůzku proveďte veškeré nezbytné úpravy polí Povinní, Nepovinní, Místo konání, Začátek a Konec.
- Pokud došlo ke konfliktu plánů s jedním nebo více účastníky, zobrazte plány všech potenciálních účastníků klepnutím na kartu Dostupnost. To vám umožní najít vhodnější dobu.
- V panelu nástrojů klepněte na tlačítko Odeslat aktualizaci.
Poznámka: Pokud schůzku zrušíte, aplikace Outlook Web Access se dotáže, zda chcete účastníkům zaslat oznámení o zrušení schůzky.
Zpět na začátek
- Poklepejte v Kalendáři na schůzku.
- Ve formuláři žádosti o schůzku klepněte na tlačítko Předat dál .
- Do pole Komu zadejte jméno nebo alias příjemce a klepnutím na tlačítko Kontrola jmen jméno ověřte. Pokud neznáte jméno příjemce, klepněte na tlačítko Komu a vyhledejte osobu v adresáři vaší organizace nebo ve složce Kontakty.
- Klepněte na tlačítko Odeslat.
Zpět na začátek
Copyright Microsoft Corporation 2003.
Všechna práva vyhrazena. Podmínky použití.