Πρόσκληση σε σύσκεψη

Μπορείτε να οργανώσετε συσκέψεις μέσω του Microsoft Office Outlook Web Access στέλνοντας προσκλήσεις σε σύσκεψη. Οι προσκλήσεις σε σύσκεψη είναι συναντήσεις όπου προσκαλούνται και άλλοι χρήστες.

1. Στο Ημερολόγιο, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία της γραμμής εργαλείων.
2. Στα πλαίσια Απαιτείται και Προαιρετικό, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων τα οποία θα θέλατε να λάβουν αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη.
3. Για να καθορίσετε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή κάποιο κομμάτι του εξοπλισμού που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, συμπληρώστε το πλαίσιο Πόροι.

Συμβουλή  Μπορείτε, επίσης, να προσθέσετε ονόματα και πόρους στην πρόσκληση σε σύσκεψη, αν κάνετε κλικ στα κουμπιά Απαιτείται, Προαιρετικό ή Πόροι. Με αυτήν την ενέργεια, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση ονομάτων όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα άτομο στην καθολική λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας ή στο φάκελο με τις επαφές σας ή έναν πόρο στην καθολική λίστα διευθύνσεων. Αφού εντοπίσετε τα άτομα και τους πόρους, προσθέστε τα ονόματά τους στην πρόσκληση σε σύσκεψη επιλέγοντας κάθε όνομα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στις επιλογές Απαιτείται, Προαιρετικό ή Πόροι δίπλα στην ένδειξη Προσθήκη παραλήπτη στο φάκελο.

4. Για να ελέγξετε το χρονοδιάγραμμα των πιθανών συμμετεχόντων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαθεσιμότητα στη γραμμή εργαλείων. Έτσι θα διασφαλιστεί ότι επιλέγετε μια ώρα όπου όλοι είναι ελεύθεροι για να συμμετέχουν στη σύσκεψη.
5. Από προεπιλογή, το πλαίσιο ελέγχου Αίτηση αποκρίσεων είναι επιλεγμένο. Αν δεν θέλετε οι παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να σας στείλουν τις αποκρίσεις τους, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για να καταργήσετε την επιλογή του.
6. Στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε το θέμα της σύσκεψης.
7. Στο πλαίσιο Θέση, πληκτρολογήστε τη θέση διεξαγωγής της σύσκεψης.
8. Στις λίστες Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, επιλέξτε τις κατάλληλες ημερομηνίες και ώρες.
9. Αν αυτή η σύσκεψη πρόκειται να γίνεται τακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα στη γραμμή εργαλείων.
10. Στη λίστα Εμφάνιση ως, επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το χρονοδιάγραμμα να εμφανίζεται για τη διάρκεια της σύσκεψης. Η επιλογή σας (Απασχολημένος, Αβέβαιος, Διαθέσιμος ή Εκτός γραφείου) είναι αυτό που οι άλλοι θα βλέπουν όταν προβάλλουν το χρονοδιάγραμμά σας και τα χρονοδιαγράμματα όλων των συμμετεχόντων.
11. Στο κυρίως κείμενο του μηνύματος, πληκτρολογήστε κάποιο μήνυμα το οποίο θέλετε να συνοδεύει την πρόσκληση σε σύσκεψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Σε κάθε πιθανό συμμετέχοντα στέλνεται μια πρόσκληση σε σύσκεψη και η νέα σύσκεψη προστίθεται στο χρονοδιάγραμμά σας. Κάθε άτομο που λαμβάνει την πρόσκλησή σας σε σύσκεψη μπορεί να επιλέξει να τη δεχτεί ή να αρνηθεί.

Στον παρακάτω πίνακα, παρουσιάζονται οι πρόσθετες επιλογές οι οποίες είναι διαθέσιμες από τη γραμμή εργαλείων.

Κουμπί	Περιγραφή
	Επισυνάπτει ένα έγγραφο ή άλλο σχετικό υλικό στην πρόσκληση σε σύσκεψη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Επισύναψη αρχείου.
	Εκχωρεί υψηλή, χαμηλή ή κανονική σπουδαιότητα στη σύσκεψη.
	Προωθεί μια πρόσκληση σε σύσκεψη σε όποιον δεν συμπεριλάβατε στην αρχική πρόσκληση.
	Ορίζει ένα διάστημα περιοδικότητας για τη σύσκεψη.
	Επιλύει ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο πληκτρολογήσατε στο πλαίσιο Απαιτείται ή Προαιρετικό. Αν το Outlook Web Access δεν αναγνωρίσει έναν παραλήπτη, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος ονομάτων.