Planlegge møter

Du kan planlegge møter og legge dem inn i tidsplanen ved å sende møteinnkallelser fra Microsoft Office Outlook Web Access. Møteinnkallelser er avtaler andre er inviteres til å delta på.

Andre kan også invitere deg til å delta på sine møter. Da mottar du et skjema for møteinnkallelse som du bruker til å godta eller avslå invitasjonen.

Du finner følgende alternativer på verktøylinjen for møteinnkallelse:

Knapp Beskrivelse
Legg til vedlegg Brukes til å legge ved et dokument eller annen relevant informasjon i avtalen.
Viktighet: Høy Brukes til å angi at viktigheten for en avtale er høy.
Viktighet: Lav Brukes til å angi at viktigheten for en avtale er lav.
Videresend Brukes til å videresende en møteinnkallelse til noen som ikke mottok den opprinnelige invitasjonen.
Regelmessighet Brukes til å angi et mønster for regelmessighet for en avtale.
Inviter deltakere Brukes til å invitere andre til en avtale. Det fører til at avtalen gjøres om til en møteinnkallelse.
Kontroller navn Brukes til å kontrollere et e-postalias du har skrevet inn i Obligatoriske- eller Valgfritt-tekstboksen. Hvis programmet ikke kjenner igjen en mottaker, åpnes dialogboksen Kontroller navn.
Avbryt invitasjon Forhindrer at en møteinnkallelse blir sendt. Du kan fremdels brukes skjemaet til å opprette en avtale for deg selv.

Sende en møteinnkallelse

  1. Åpne kalenderen og klikk Ny på verktøylinjen.
  2. Klikk Inviter deltakere på avtaleverktøylinjen.
  3. Skriv inn navnene på de du vil sende møteinnkallelsen til, i Obligatoriske- og Valgfritt-tekstboksen. Oppgi eventuelt nødvendig tekst i Ressurser-boksen for å angi et møterom eller nødvendig utstyr, for eksempel en overhead-maskin.

    Tips!  Du kan også legge til navn eller distribusjonslister i møteinnkallelsen ved å klikke Obligatoriske eller Valgfritt. Det fører til at dialogboksen Søk etter navn åpnes, og du kan søke etter en mottaker i organisasjonens globale adresseliste eller mappen Kontakter. (Du kan imidlertid ikke bruke dialogboksen Søk etter navn til å søke etter distribusjonslister i Kontakter-mappen.) Du kan også klikke Ressurser for å søke etter ressurser innen organisasjonen. Når du har funnet frem til riktig person i dialogboksen Søk etter navn, legger du til vedkommende i møteinnkallelsen ved å merke navnet og deretter klikke Obligatoriske eller Valgfritt ved siden av Legg til mottaker i.

    Hvis du vil legge til et navn fra adressefeltene i mappen Kontakter, høyreklikker du navnet, og deretter klikker du Legg til i Kontakter.

    Hvis du vil slette et navn fra et adressefelt, høyreklikker du navnet, og deretter klikker du Fjern. Eventuelt kan du merke navnet og deretter trykke DEL.

  4. Hvis du vil kontrollere tidsplanen for potensielle møtedeltakere, klikker du Tilgjengelighet-kategorien. På den måten kan du forsikre deg om at du velger et tidspunkt som passer for alle. Hvis du vil ha mer informasjon, se Kontrollere tilgjengelighet for deltakere.
  5. Som standard er det merket av for Be om svar i Avtale-kategorien. Hvis du ikke vil at de som mottar møteinnkallelsen skal sende deg svar, fjerner du merket ved dette valget.
  6. Skriv inn temaet for møtet i Emne-tekstboksen.
  7. Skriv inn hvor møtet skal holdes, i Plassering-tekstboksen.
  8. Velg riktig dato og tidspunkt i Starttidspunkt- og Sluttidspunkt-listen. Hvis møtet skal forekomme jevnlig, klikker du Regelmessighet på verktøylinjen. Hvis du vil ha mer informasjon, se Opprette et regelmessig element.
  9. Velg hva du vil skal vises i tidsplanen for tidsrommet møtet varer, i boksen Vis tid som. Det alternativet du velger (Opptatt, Ledig, Foreløpig eller Fraværende) er det som vil vises når andre ser på din tidsplan og tidsplanene til de andre møtedeltakerne.
  10. Merk av for Påminnelse hvis du vil få en påminnelse om dette møtet. Det fører til at alle andre møtedeltakere også vil få en påminnelse om møtet (forutsatt at påminnelsesfunksjonen er aktivert i kalendrene deres).
  11. Skriv inn en melding til møtedeltakerne i området for meldingstekst, og klikk deretter Send. Det sendes en møteinnkallelse til hver av deltakerne, og det nye møtet legges til i tidsplanen din. Alle som mottar møteinnkallelsen, får mulighet til å godta, avslå eller foreløpig godkjenne den.

Tilbake til toppen

Endre et møte

  1. Dobbeltklikk møtet du vil endre, i kalenderen.
  2. Foreta de nødvendige endringen i boksene Obligatoriske, Valgfritt, Plassering, Starttidspunkt og Sluttidspunkt i skjemaet for møteinnkallelse.
  3. Hvis en eller flere av deltakerne var opptatt på tidspunktet møtet opprinnelig ble lagt til, klikker du Tilgjengelighet-kategorien for å vise tidsplanen for alle deltakerne. Det gjør det enklere å finne et tidspunkt som passer for alle.
  4. Klikk Send oppdatering på verktøylinjen.

Obs!  Hvis du avlyser et møte, får du automatisk spørsmål om du vil sende en melding for å varsle møtedeltakerne om dette.

Tilbake til toppen

Videresende en møteinnkallelse

  1. Dobbeltklikk møtet i kalenderen.
  2. Klikk Videresend Bilde av knapp i skjemaet for møteinnkallelse.
  3. Skriv inn navnet eller aliaset til mottakeren i Til-boksen, og klikk deretter Kontroller navn Bilde av knapp for å kontrollere navnet. Hvis du ikke kjenner navnet på mottakeren, klikker du Til for å lete etter vedkommende i organisasjonens adressebok eller i Kontakter-mappen.
  4. Klikk Send.

Tilbake til toppen

Copyright Microsoft Corporation 2003.
Med enerett. Vilkår for bruk.